1. Waarom dit beleid

Wij zijn een klein kantoor van een tiental mensen. Juist daarom is het belangrijk dat iedereen weet hoe we samenwerken. Dit beleid legt vast wat je van het kantoor mag verwachten en wat het kantoor van jou verwacht.

Het geldt voor alle advocaten, stagiairs, externe medewerkers, het secretariaat en de jobstudenten. Voor het secretariaat gelden daarnaast de wettelijke regels voor werknemers. Waar dit beleid "hij" schrijft, geldt dat voor iedereen.

2. Onze visie

Een plek om het vak te leren. Een stagiair groeit hier uit tot een volwaardig advocaat, in alle facetten van het beroep.
Correct en respectvol. Afspraken gelden voor iedereen gelijk. We spreken elkaar rechtstreeks aan, met respect.
Menselijk voor de cliënt. We luisteren, leggen helder uit en zoeken waar het kan een minnelijke oplossing.
Open. Wie een probleem ziet, kan het zeggen zonder er nadeel van te ondervinden.

3. Wie doet wat

Kantoorhoofd: eindverantwoordelijk voor het kantoor, de instroom van dossiers en de financiën. Beslist samen met de stagemeester over de aanwerving van stagiairs.
Kantoormanager: volgt dit beleid op en regelt de planning, beurtrollen, wagens, verlof, het onthaal en het platform. Eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en voor welzijn.
Stagemeester: begeleidt de eigen stagiair in alle onderdelen van de stage en is zijn vaste aanspreekpunt.
Senior advocaten en externe medewerkers: helpen mee in hun eigen materie, in overleg met de stagemeester.
Secretariaat: onthaal, telefoon, post, agenda en administratie.
Jobstudenten: administratieve ondersteuning en praktische taken zoals boodschappen en de logistiek van de wagens, volgens een schriftelijke takenomschrijving.

4. Communicatie

Het interne platform

Alle schriftelijke werkcommunicatie loopt via het interne platform, niet via WhatsApp of privéberichten. Elke medewerker heeft er een eigen pagina met de volgende onderdelen:

Lopende dossiers: al je dossiers met een korte stand van zaken en de volgende stap.
Na te lezen werk: stukken die in TOGA klaarstaan voor nazicht door de stagemeester, met als status ingediend, in nazicht, feedback gegeven of goedgekeurd.
Berichten: persoonlijke berichten aan een collega, zoals een sms, maar binnen het platform.
Overleg en verslagen: wat er in een dossierbespreking of evaluatie besproken is, met het verslag als Worddocument erbij. De betrokkene leest het verslag en kan er zijn opmerkingen aan toevoegen.
Agenda en acties: de agenda bevat wat op een vaste datum gebeurt, zoals overlegmomenten, evaluaties en termijnen. De acties zijn de taken die iemand moet uitvoeren, bijvoorbeeld wat uit een overleg voortkomt.
Stageplan: de afspraken over het verloop van de stage.
Zittingen van de week: met de aanwezigheden en de nabespreking van de pleidooien.
BUBA: lessen, oefenpleidooien en examens.
Deontologie: de vragen en casussen die besproken zijn.
Salduz: de prestaties, met de datum en de aard (verhoor of voorleiding).
Eigen dossiers: een lijst met per dossier de vermelding pro deo of betalend.
Melden: met naam of anoniem. Een anonieme melding gaat via een apart formulier rechtstreeks naar de vertrouwenspersoon, zodat niemand op kantoor ziet wie ze deed.
Weekoverzicht: elke week af te drukken.

Cliëntgegevens blijven in TOGA. Op het platform verwijzen we enkel naar het dossiernummer.

Afspraken

Feedback geef je rechtstreeks aan de betrokkene, onder vier ogen en over het werk, niet over de persoon. Wat schriftelijk moet, gaat via de berichten op het platform.
Kritiek geven we nooit in het bijzijn van collega’s, cliënten of externen, en niet in een groepschat.
Wie boos of gefrustreerd is, wacht met reageren of vraagt een gesprek.
Tussen 19 uur en 8 uur en in het weekend sturen we geen werkberichten, behalve bij dringende zaken. Een bericht dat ’s avonds wordt verstuurd, hoeft pas de volgende werkdag beantwoord te worden.

5. Vaste overlegmomenten

Wanneer	Wat	Wie
Elke maandag	Agendavergadering: zittingen, verplaatsingen en beurtrollen verdelen	Hele team
Elke week of om de twee weken	Dossierbespreking aan de hand van Lopende dossiers en Na te lezen werk; acties komen bij Agenda en acties	Stagemeester en stagiair
Elke maand	Evaluatiegesprek; verslag bij Overleg en verslagen op het platform	Stagemeester en stagiair
Elk semester	Evaluatie met de formulieren van de OVB	Stagemeester en stagiair
Elk jaar	Welzijnsscan en evaluatie van dit beleid	Hele team

6. Het vak: wat een advocaat moet kunnen

De stage is gericht op zes kerncompetenties. Voor elk ervan krijgt de stagiair begeleiding en feedback.

Consultaties en cliëntcontact. Luisteren, empathie tonen, verwachtingen realistisch houden en de intake gebruiken. De eerste consultaties doet de stagiair samen met de stagemeester, daarna bespreken ze die na.
Briefwisseling.

Aan de cliënt: helder, zonder vakjargon, met wat er gebeurd is en wat er nog komt.
Aan de confrater: zakelijk en confraterneel. De stagiair weet wanneer een brief officieel is en wanneer vertrouwelijk.
Aan een tegenpartij zonder advocaat: correct en voorzichtig.

Belangrijke brieven worden in het begin nagelezen voor ze vertrekken.

Onderhandelen en minnelijke oplossingen. Een advocaat is niet alleen procesvoerder maar ook bemiddelaar. De stagiair leert een onderhandeling voorbereiden, mee onderhandelen en een akkoord opstellen, zoals een EOT of een verdelingsakkoord. Hij woont onderhandelingen van de stagemeester bij.
Procedurestukken. Opgesteld volgens de workflow familierecht: eerst het feitenrelaas, dan per punt het relaas in rechte, en daarna precieze vorderingen. De stagemeester leest na met de checklist voor interne controle.
Pleiten. Pleidooi en pleitnota samen voorbereiden. De stagemeester woont minstens één zitting per maand bij en bespreekt die achteraf. De stagiair woont ook zittingen van collega’s bij. BUBA-lessen, oefenpleidooien en examens gaan voor op kantoorwerk.
Dossierbeheer. Termijnen bewaken, het dossieroverzicht bijhouden en prestaties registreren in TOGA.

7. Deontologie op kantoor

Iedereen kent en respecteert de Codex Deontologie voor Advocaten. Op kantoor letten we in het bijzonder op:

onafhankelijkheid: we adviseren in het belang van de cliënt, niet in ons eigen belang;
beroepsgeheim: we praten niet over dossiers buiten het kantoor, ook niet anoniem op sociale media;
belangenconflicten: voor elk nieuw dossier controleren we op conflicten;
confraterniteit: briefwisseling tussen advocaten is in principe vertrouwelijk, tenzij ze uitdrukkelijk officieel is. We nemen geen rechtstreeks contact op met een tegenpartij die een advocaat heeft;
ereloon: de cliënt wordt vooraf geïnformeerd over de manier van aanrekenen;
derdengelden: die lopen altijd via de derdenrekening;
juridische bijstand en Salduz: prestaties geven we in zoals ze werkelijk gebeurd zijn.

De stagemeester bespreekt deontologische vragen in de dossierbespreking. Twijfel je, vraag het dan.

8. Salduz en juridische bijstand

Elke advocaat beheert zelf zijn Salduz-account en zijn BJB-module. Een mandaat aan iemand anders kan alleen schriftelijk en is altijd intrekbaar.
Tijdens de kantooruren gebeuren Salduzprestaties voor het kantoor, volgens een beurtrol die de kantoormanager bekendmaakt.
Buiten de kantooruren kiest iedereen zelf of hij beschikbaar is. De vergoeding staat in de stageovereenkomst.
Ambtshalve aanstellingen op naam van de stagiair blijven van de stagiair.
De stagiair geeft elke Salduzprestatie zelf in op het platform. Het register van de kantoormanager steunt daarop.
Bij vertrek wordt elk mandaat dezelfde dag stopgezet.

9. Eigen cliënteel

De stagiair mag een eigen cliënteel uitbouwen, en we moedigen dat aan. Een cliënt die naar een stagiair vraagt, wordt met hem doorverbonden. Eigen dossiers mogen in redelijke mate tijdens de kantooruren behandeld worden. Bij vertrek neemt de stagiair zijn eigen cliënteel mee. De details staan in het beleid eigen cliënteel (bijlage). Op de lijst van eigen dossiers op het platform staan het dossiernummer, de materie en of het dossier pro deo of betalend is, maar geen namen van cliënten.

10. Werkuren, verlof en thuiswerk

Werkuren: maandag tot donderdag van 9 tot 18 uur, vrijdag van 9 tot 16 uur. Een permanentie op vrijdag tot 18 uur verloopt volgens een beurtrol die een week vooraf bekend is.
Verlof: aanvragen bij de kantoormanager, die binnen een week antwoordt.
Ziekte: melden aan het secretariaat. We stellen geen vragen over de aard van de ziekte, en wie ziek is, wordt niet gecontacteerd voor werk.
Thuiswerk: werk dat geen aanwezigheid vraagt, kan op afspraak van thuis gebeuren.

11. Wagens en werkplek

De kantoorwagens dienen voor professionele verplaatsingen, volgens één wagenreglement voor iedereen. Wie op maandag een zitting heeft, mag de wagen het weekend houden.
Onderhoud, keuring en carwash regelen het secretariaat en de jobstudenten.
Wie met de eigen wagen rijdt omdat er geen kantoorwagen vrij is, krijgt een kilometervergoeding.
Elke stagiair heeft een eigen bureau en een laptop.
Een hond mag af en toe mee naar kantoor als hij rustig en zindelijk is en bij zijn baasje blijft. Wie allergisch of bang is, zegt het, en daar houden we rekening mee.

12. Werk en privé

Advocaten en stagiairs doen werk dat bij hun beroep hoort. Boodschappen en andere praktische taken doen de jobstudenten, volgens hun takenomschrijving en tijdens hun betaalde uren. Wordt een jobstudent stagiair, dan vallen die taken weg.

13. Welzijn

We zijn een klein kantoor, dus we houden het eenvoudig:

Welzijnsverantwoordelijke: de kantoormanager vangt signalen op en volgt het welzijn op kantoor op.
Externe vertrouwenspersoon: een ervaren confrater van buiten het kantoor, bij wie iedereen vertrouwelijk terechtkan.
Jaarlijkse welzijnsscan: een korte, anonieme bevraging over werkdruk, sfeer en begeleiding. We bespreken de resultaten samen en kiezen drie verbeterpunten voor het komende jaar.
Welzijnsgesprek: twee keer per jaar een kort gesprek, los van de evaluatie, over hoe het met iemand gaat op kantoor.
Melden: wie iets wil aankaarten, kan dat bij de stagemeester, de kantoormanager of de vertrouwenspersoon. Via het platform kan dat ook anoniem; anonieme meldingen komen bij de vertrouwenspersoon terecht. Stagiairs kunnen zich ook altijd tot de stagecommissie wenden.
Wie kritiek geeft of iets meldt, ondervindt daar geen enkel nadeel van.

Voor het secretariaat gelden daarnaast de wettelijke regels over welzijn op het werk, via de externe preventiedienst van het kantoor.

14. Als het werk niet volstaat

Loopt iets niet goed, dan volgen we vaste stappen:

een gesprek met concrete voorbeelden;
schriftelijke afspraken over wat beter moet en welke hulp het kantoor biedt;
na een maand een opvolgingsgesprek;
een schriftelijke waarschuwing met een laatste termijn;
pas daarna een beslissing over de samenwerking, met respect voor de opzegtermijn.

Alles wordt op het platform bijgehouden, zodat niemand verrast wordt.

15. Aanwerving, vergoeding en vertrek

Een stagiair wordt pas aangenomen als een stagemeester echt tijd heeft om hem te begeleiden. Een stagemeester begeleidt hoogstens drie stagiairs tegelijk (art. 30sexies Codex Deontologie voor Advocaten).
Elke nieuwe medewerker krijgt een onthaal met dit beleid, de workflow en een vast aanspreekpunt.
De stagevergoeding is minstens het minimum van de Codex en wordt op tijd betaald.
Opleidingen die het kantoor vraagt, betaalt het kantoor. Terugbetaling bij vertrek kan alleen als dat vooraf schriftelijk is afgesproken.
Bij vertrek houden we een afscheidsgesprek, dragen we de dossiers over met een lijst en zetten we de mandaten stop.
De stagiair schrijft zijn stageverslag zelf en vrij.

16. Dossierwerking

Familierechtdossiers volgen de workflow familierecht:

intake met de vaste vragenlijsten;
een consultatie die, met toestemming van de cliënt, wordt opgenomen;
documenten verzamelen;
bewaring in TOGA;
een afrondingsmail aan de cliënt;
procedurestukken opstellen;
interne controle;
neerlegging.

Elke prestatie wordt geregistreerd in TOGA volgens het TOGA-protocol. AI is een hulpmiddel: de advocaat blijft verantwoordelijk en controleert alles.

17. Inwerkingtreding

Dit beleid geldt vanaf [datum]. We overlopen het samen op een teamvergadering en evalueren het elk jaar. Voorstellen zijn altijd welkom bij de kantoormanager.

Bijlagen

Workflow familierecht
TOGA-protocol
Intakefiches en vragenlijsten
Standaardlijst te bezorgen documenten
Beleid eigen cliënteel
Wagenreglement
Tabel met de vergoedingen voor Salduz en permanenties

Huisstijlsjablonen
Sjablonen stagedossier